【無料テンプレ付】採用計画とは？計画の立て方や作成手順・ポイントを解説

採用活動を計画的かつスムーズに進めていくには、求める人材像や採用人数を明らかにした上で、最適な採用手法やスケジュールなどを検討する必要があります。そういった、採用活動を行う際に検討が必要な項目や、一連の流れなどをまとめたものが採用計画です。

本記事では、その採用計画を立てる際の事前準備や、具体的な作成フローなどを解説します。採用計画を立てる際は、採用人数や人員配置を感覚ではなく、事業計画に基づいて整理することが大切です。

要員計画計算フォーマットでは、必要な人員数の考え方を入力しながら確認できます。採用計画の作成に役立つ資料として、ぜひ無料ダウンロードの上、ご活用ください。

採用計画とは

採用計画とは、企業が採用活動を行う際に立てる計画です。採用人数や人材要件などの項目について定め、採用活動を戦略的に進められるようにすることを目的とします。

採用計画を立てることで、採用活動の目的およびプロセスが明確となります。場当たり的な対応も少なくなり、結果として採用のミスマッチを減らすことにもつながるでしょう。

採用計画で決める主な項目

採用計画で詳細を検討する項目としては、主に以下が挙げられます。

上記のほかにも、必要に応じて「採用後のフォロー体制」や「人材育成のプラン」なども検討する場合があります。採用活動の目的によって必要な項目は異なるので、自社の状況を踏まえて最適な項目を設定しましょう。これらの項目の詳細は、後半で詳しく解説します。

採用計画と要員計画・人員計画の違い

採用計画と似た概念として「要員計画」と「人員計画」があります。

要員計画は、事業を遂行する上で必要となる人材の要件や、その人数についての計画です。そして人員計画では、既存社員や採用した人材を含め、全体の人員をどのように各部署へ配置・最適化するかを決定します。

採用計画は、要員計画・人員計画に基づいて検討します。つまり、要員計画で事業に必要な人数を算出し、人員計画で配置を考えてから、採用計画で具体的な採用活動の流れを検討するのです。

上記の説明からわかるとおり、採用成功（人数充足・ミスマッチ防止）を実現するには、まず綿密な要員計画を策定しなくてはなりません。要員計画・人員計画で必要な人数や配置方針を整理した上で、具体的な採用手法やスケジュールを検討していきましょう。

採用計画が企業人事に必要な理由

採用計画を綿密に決める必要がある理由としては、主に以下の3点が挙げられます。

1.採用のミスマッチと機会損失を防げる

採用のミスマッチ、およびそれに起因する機会損失を防ぐ上で、採用計画は欠かせません。

採用計画を立てない場合、採用活動の方向性がぶれて、ミスマッチによる早期離職や、入社辞退などが発生しやすくなる恐れがあります。また、その結果として採用活動が長期化すれば、費用対効果が悪化して財政面に影響が出る可能性もあるでしょう。

このような事態を避けるためにも、採用計画の中で目的やプロセスを明確化し、活動の方向性を定める必要があるのです。

2.採用基準と選考判断を統一できる

採用計画の策定によって方針が定まれば、人事・採用担当者や経営層、現場の担当者の間の採用基準も統一できます。また、一貫した基準が整備されることで、面接官の間でも判断がぶれることが少なくなると考えられます。

精度の高い採用活動を実現する上で、採用計画を立てることは非常に重要な取り組みだといえるでしょう。

3.経営戦略に基づき必要な人材と採用人数を明確にできる

採用計画は、ただ欠員を補充するためだけの計画ではありません。先ほども触れたとおり、経営戦略や事業計画の実現に必要となる人材の要件や、その人数を明確化する上でも必要不可欠なものです。

採用計画に基づかない場当たり的な採用活動では、長期的な活躍が期待できる人材を採用することは難しいでしょう。「自社を発展させるにはどのような人材が必要なのか？」を採用計画の中で具体化することが、経営戦略や事業計画を実現させるための第一歩だといえます。

採用計画を立てるための事前準備

自社の実態に合わせた採用計画を立てるには、あらかじめ次のような準備を行っておく必要があります。それぞれのポイントについて見ていきましょう。

自社の採用データを分析して採用課題を明確にする

採用計画を立てる前に、これまでに実施した採用活動のデータを収集し、分析しておく必要があります。データを整理することで、自社が抱えている採用課題を明確化できるためです。

採用データを分析する前に、まず自社の採用目的を明確化しましょう。その後、採用目的を実現する上で重要だと考えられるデータをリストアップします。

例えば「少数でも良いので自社に合った人材を採用したい」という目的があるなら、選考の通過率や早期離職率などのデータをまとめます。

それらを分析した結果、書類選考の通過率が想定よりも低い、また入社後3カ月以内の離職が多いといった状況が明らかになったのであれば、採用要件や選考の内容に問題があると見なせるでしょう。

このように、蓄積されたデータを採用目的に基づいて分析すれば、採用課題を把握しやすくなります。明確になった課題を解決するための取り組みを検討すれば、自社にとって最適な採用計画を策定できると考えられます。

過去の採用活動を見直して改善点を洗い出す

データ分析とは別に過去の採用活動を振り返り、課題がなかったかを見直すことも大切です。

その際に確認したほうが良いポイントとしては、以下が挙げられます。

例えば、そもそもの応募数が少ない場合には、採用手法が適切でない可能性があります。そういった課題を明らかにした上で、改善できるような採用計画を立てることが大切です。

経営層や担当部署へヒアリングして採用方針を整理する

経営戦略や事業計画に基づいた採用計画を立てる上では、経営層や現場の担当者などへのヒアリングも欠かせません。ヒアリングが不十分だと、採用活動の方針が社内で定まらず、自社に合った人材を採用できなくなってしまうでしょう。

経営層に対するヒアリングでは、以下の項目について確認することをお勧めします。

一方で、現場の担当者に対しては、ともに業務を遂行する上で気になる点を確認しておきたいところです。

このように、経営層と現場の両方から意見を集めることが、一貫性のある採用計画の策定につながります。

要員計画・人員計画から採用人数を把握する

採用計画の中で採用人数を決める際には、まず要員計画と人員計画の内容を整理しましょう。先述したとおり、採用計画は要員計画・人員計画に基づいて決めることになるためです。

要員計画と人員計画が明確になれば、「現在の社員の人数」と「理想とする社員の人数」のギャップが明らかとなり、採用人数も自然と定まります。

採用市場や競合他社の動向をリサーチする

採用計画を立てるにあたって、自社の状況を正確に把握することは重要ですが、それだけでは実効性に乏しいプランになる恐れがあります。なぜなら、基本的には自社だけではなく、競合他社も採用活動を予定しているためです。

また、近年の日本の採用市場は労働人口の減少などの影響から、売り手市場だといわれています。活躍が見込める人材は競合他社との激しい採用競争にさらされる懸念があり、採用計画を立てるにあたって、採用市場や競合他社の動向の事前リサーチは欠かせません。

十分なリサーチを行うことによって、給与水準や待遇などが他社と比べて問題ないかを把握できる上に、自社の強みや弱みを理解する機会にもなるでしょう。自社の強みを改めて知ることで、転職希望者の関心を引き付ける訴求ポイントの把握などに役立つはずです。

(参考：『今の採用活動は本当にベストですか？フロッグ社と共に考察する「採用手法のトレンドと展望」』)

採用計画の立て方と具体的な作成手順

採用計画は、基本的に以下の手順で作成していきます。

各STEPで必要となる対応を確認していきましょう。

STEP1：採用目的とゴールを整理する

まずは、採用活動の目的と、何をもって活動を終了とするかを整理しましょう。最終的な目標が明らかになれば必要な取り組みも自然と明確になり、採用計画の方針が定まります。

またその際は、自社の経営戦略や事業方針、また要員計画・人員計画を改めて確認しておくことをお勧めします。

STEP2：採用人数を財務状況・業務量・人事戦略から算出する

次に、採用人数を決定します。

基本的には要員計画や人員計画を基に決めることとなりますが、詳細な人数については、自社の財務状況や現場の業務量、また人事戦略などをベースに検討する必要があります。それぞれの観点での算出方法を、以下に整理しました。

財務状況から算出する方法

人材を採用したあとに見込める利益を重視する場合には、財務状況を基に算出する方法が最適です。新しい人材に割ける総費用を算出し、それを1人当たりの人件費で割ることで、現状で採用可能な人数を決定します。

具体的な計算方法および計算例は以下のとおりです。

業務量から算出する方法

欠員補充を目的に採用活動を行う場合は、「何人採用すれば現在の業務を滞りなく進められるか」という観点で、採用人数を求める必要があります。

具体的には、現在の業務を遂行する上で必要な総労働時間を、社員1人当たりの労働時間で割って、必要な人員数を算出します。

人事戦略から算出する方法

自社の人事戦略、つまり「投資として、人材にどの程度の予算を割けるか」という観点で採用人数を決める際は、以下の計算式を用います。

採用人数を検討する際は、財務状況・業務量・人事戦略など複数の観点から整理する必要があります。要員計画計算フォーマットでは、必要な情報を入力しながら人員数を確認できますので、採用計画の作成に役立つ以下の資料をぜひご活用ください。

STEP3：採用目的に合わせて雇用形態を決める

採用人数が決まったら、次は雇用形態を決めます。各雇用形態には異なる特徴があるため、採用活動の目的に合わせて最適なものを検討する必要があります。

【各雇用形態の特徴】

雇用形態	特徴	注意点
正社員	●労働契約の期間に決まりがなく、基本的には週5日フルタイムで勤務してもらえる ●自社での長期的な活躍を求める場合に最適	●ほかの雇用形態と比較して給料は高くなる ●採用するまでに時間がかかる場合がある
契約社員	●繁忙期に増員し、閑散期には減らす、といった調整が比較的容易 ●正社員と比べて、採用する際の費用負担が少ない	●依頼可能な業務が限られている ●契約期間が限られており、転勤や異動などは難しい
派遣社員	●短期間で雇用できる可能性があり、急ぎの欠員補充にも対応できる ●採用コストを抑えられる	●自社で採用する場合と比べて選考プロセスに関与できる範囲が限られるため、ミスマッチが生じる可能性がある ●直接雇用ではないため、連携が難しい場合もある
アルバイト・パート	●ほかの雇用形態と比べて、給料を抑えられる可能性がある ●補助的な業務を任せたい場合に最適	●専門性の高い業務を任せることは難しい ●離職のハードルが比較的低く、長期的な定着が課題となる場合がある

例えば「繁忙期のみ人員を増やしたい」という目的があるならば、契約社員やアルバイトなどの雇用形態が最適です。

一方で「新規プロジェクトの中核となる人材を採用したい」「慢性的な人材不足解消のため、経験者が欲しい」という状況であれば、正社員の採用が最善策となるでしょう。

STEP4：経営戦略に基づいた採用ペルソナを設定する

採用人数と雇用形態の次は、採用ペルソナの検討に入ります。採用ペルソナとは「自社が最も採用したい、理想の人材像」を詳細に決めた情報のことです。

「社会的な特徴」「志向・心理的な特徴」「経験・実績に関する特徴」の3つの観点から要件を検討し、可能な限り具体的に人材像をつくりあげていきます。

採用ペルソナとして必要な項目を、上記の3つの観点に分けて整理しました。

【採用ペルソナの項目例】

観点	項目の例
社会的な特徴	●性別と年齢 ●居住地 ●家族構成 ●ライフスタイルや趣味
志向・心理的な特徴	●キャリアに対する考え方 ●人と接する際に重視すること ●企業に求めること ●仕事で実現したいこと
経験・実績に関する特徴	●保有している資格 ●得意とする専門分野 ●前職までの経験 ●役職経験の有無

経営層や現場の担当者に実施したヒアリングの結果は、採用ペルソナを検討するにあたって非常に重要な情報となります。社内の意見を集約した採用ペルソナを作成すれば、採用基準がより一層明確になり、採用の精度が上がるでしょう。

なお、採用ペルソナの詳細については以下の記事でも解説しているので、ぜひ併せてご覧ください。

（参考：『採用ペルソナとは？項目例・設定の手順・具体例をまとめて紹介【テンプレート付】』）

STEP5：採用ペルソナに合う採用手法を選ぶ

このSTEPでは、採用手法の検討を行います。近年は、転職サイトに自社の求人広告を出稿するほかにも多様な採用手法があり、それぞれ特徴も異なります。

採用ペルソナの内容によって最適な手法は変わってくるので、入念に検討した上で自社の採用活動に合ったものを選択しましょう。

【採用手法ごとの特徴】

採用手法	特徴
求人広告	幅広い人材層にアプローチ可能
人材紹介サービス	採用要件に合った人材を効率的に探せる
ダイレクト・ソーシング	活躍が見込める人材に能動的にアプローチできる
自社の採用サイト	自社の魅力を詳細にアピールできる
リファラル採用	社員の知人を紹介してもらうため、ミスマッチが発生しにくい
SNS採用	若年層や転職潜在層へのアプローチに適している

なお、採用手法は1つに限定する必要はありません。複数の手法を並行して活用することで、採用活動をより効率的に進められる可能性があります。

各採用手法の詳細については以下の記事でも解説しているので、ぜひこちらもご覧ください。

（参考：『【2025年版】採用手法16選を徹底比較｜メリット・デメリット・最新の注目トレンド』）

STEP6：採用スケジュールを策定する

採用手法の選定が済んだあとは、採用活動の具体的なスケジュールを決めていきましょう。「いつまでに、何人必要なのか」は採用計画の中ですでに決まっているため、そこから逆算して募集を始める日程や人事・採用担当者の動きを決めます。

中途採用のスケジュールを検討するにあたっては、転職希望者がいつごろから増え始めるのかについて把握しておく必要があります。転職希望者が増える時期は、一般的に毎年3～4月ごろです。

以上を踏まえて、中途採用を行う場合のスケジュール例を以下に整理しました。

時期
前年12～2月	採用計画の策定
3～5月	母集団形成
3～5月	選考（母集団形成と並行）
6月	採用が決まった人材へのフォロー
7月	入社

もちろん、上記はあくまでも一例です。採用活動の目的や転職市場・競合他社の動向など、さまざまな要因に合わせてスケジュールは最適化する必要があります。また、特定の時期に絞らず、通年で採用活動を続けるという方法を取ることも可能です。

母集団形成の進め方について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『母集団形成とは？重要性と実践の手順、効果を上げるためのポイントを解説』）

STEP7：選考プロセスと採用基準を決定する

最後に、実際に採用活動を行う際の選考プロセスを検討します。ここまでに定めた採用ペルソナやスケジュールを踏まえた上で、人材を採用するまでに必要となる対応を洗い出しましょう。

企業によって詳細は異なりますが、中途採用では一般的に以下の選考プロセスで採用活動を進めていきます。

なお、選考プロセスを検討する際は、採用が決定するまでにどれほどの期間を要するかも考慮しておきたいところです。

近年は、求人数が転職希望者を上回る「売り手市場」であり、選考に時間がかかると人材が競合他社に流れてしまう可能性があります。必要な対応とそうでない対応を選別し、短い期間で選考を進められるようなプロセスを考えられると理想的です。

選考プロセスとともに、採用基準の擦り合わせも行います。事前準備の段階で関係各所へのヒアリングは完了しているので、その内容に基づいて最終的な採用基準を定めていきます。担当者間で認識の齟齬（そご）が生じないように、気になる部分があれば入念に擦り合わせを行うことが大切です。

選考プロセスの詳細、そして選考スピードの重要性については以下の記事でも解説しています。

（参考：『採用フローとは？押さえておきたいポイントと課題の改善策』『今、選考スピードアップは必須。どう現場を巻き込む？他社事例やデータを活用して社内協力を得る方法』）

採用計画書に必要な項目と無料テンプレート（フォーマット）例

ここでは、採用計画に必要な項目とテンプレートの例を解説します。

採用計画書に必要な7つの項目

採用計画書に必要な項目は以下の7つです。

「人材要件・求める人材像」では、必要な資格やスキル、経験などを具体的に定義します。「採用チャネル・コストの概算」では、依頼先と費用の概算を算出しましょう。

「選考プロセス」では、書類選考・一次面接・二次面接などの過程とともに、それぞれの選考担当者も記載すると、誰が・いつ・どのような関わり方をするかが把握しやすくなります。

中途採用の採用計画書のテンプレート例

ここでは、テンプレートとして中途採用の例をご紹介します。

【中途採用の採用計画書のテンプレート例】

募集職種	営業職
雇用形態・人数	正社員：2人
採用予定日	2026年12月末
人材要件・求める人材像	必須条件	顧客と直接接点を持つ営業経験
	あると良い条件	IT・システム業界での就業経験
	求める人材像	傾聴力と提案力が高く、社内外問わず積極的にコミュニケーションを図る人物
採用チャネル・コスト	求人広告	A社：20万円 B社：10万円
	人材紹介サービス	C社：150万円
選考プロセス	書類選考	履歴書・職務経歴書により人事・採用担当者が実施
	一次面接	管理職が実施
	二次面接（最終）	役員が実施
採用スケジュール	8月	＜情報収集＞ ・自社の採用データの収集・分析 ・経営層と担当部署へのヒアリング ・採用市場と競合他社のリサーチ
	9～10月	＜事前準備＞ ・要員計画と人員計画の策定 ・採用スケジュールの決定 ・採用手法の見直し ・募集要項の作成 ・求人広告の掲載 ・人材紹介サービスへの依頼 ・採用基準の擦り合わせ ・面接官研修の実施
	11月	＜選考＞ ・書類選考 ・一次面接 ・二次面接
	12月	＜入社前フォロー＞ ・面談 ・労働条件の提示 ・入社手続き

以下のフォーマットを活用すると、5年後、10年後の組織ごとの年齢・性別や、年収バランスなどがグラフ化され、一目でわかります。採用計画や人員配置などを考える際に活用してください。

新卒採用の採用計画書のテンプレート例

新卒採用を行う場合の、採用計画書のテンプレートもご紹介します。

【新卒採用の採用計画書のテンプレート例】

募集職種	営業職
雇用形態・人数	正社員：2人
採用予定日	2026年12月末
人材要件・求める人材像	学歴	大卒以上
	あると良い条件	接客経験
	求める人材像	積極的にコミュニケーションを図る人物
採用チャネル・コスト	求人広告	A社：20万円 B社：10万円
	人材紹介サービス	C社：150万円
選考プロセス	書類選考	履歴書・エントリーシートにより人事・採用担当者が実施
	一次面接	管理職が実施
	二次面接（最終）	役員が実施
採用スケジュール	3月	採用スケジュールの決定
	6月	書類選考開始
	○月～○月	…
	2月	＜入社前フォロー＞ ・入社前研修会の実施 ・労働条件の提示 ・入社手続き

基本的な骨子は中途採用の場合と大きな差異はありませんが、新卒採用の場合は6月から選考活動の開始が認められており、なおかつ翌年4月に入社となる点は覚えておきましょう。

（参照：厚生労働省『大学等卒業・修了予定者の就職・採用活動時期について』）

採用計画に役立つテンプレートを無料ダウンロード

上記のような採用計画を作成するにあたっては、前提となる要員計画や人員計画が必要となります。
それらを作成する際に活用できる資料が、以下の「要員計画計算フォーマット」と「人員体制把握フォーマット」です。計画に必要となる項目がテンプレート化されており、順番に情報を入力していくだけで要件を整理できます。

それぞれ以下から無料でダウンロード可能なので、ぜひ活用してください。

新卒採用・中途採用の採用計画案の違い

採用計画を考える際、新卒採用と中途採用では以下に挙げる5つの項目で違いが発生します。それぞれの違いについて順に解説します。

【新卒採用・中途採用の採用計画案の違い】

	新卒採用	中途採用
採用対象	主に社会人未経験者	社会人経験者
採用時期と採用方式	●毎年同じ時期に実施 ●一括採用が基本	●企業によって採用時期が異なる ●必要になったタイミングで人材を採用する
応募人数	大規模な母集団形成	対象を絞って選考を実施
選考期間と選考回数	●実質的な選考期間はインターンシップまで含めて2年程度 ●選考回数は中途採用と比べると多い	●選考期間は採用の目的や人材要件によって異なる（数週間～数カ月が一般的だが長期化する場合もある） ●新卒採用と比べて選考回数は少ない
採用基準	ポテンシャル・将来性が重視される	経験やスキルが重視される

採用対象

大きな違いは、社会人経験の有無です。大学や高校に在学中で卒業見込みの学生や、学校を卒業して間もない新卒採用者には、社会人経験がありません。

一方で、中途採用者は他社で少なからず経験を積んでいます。社会人経験の期間や内容にもよりますが、一般的には中途採用のほうが育成コストを抑えられるといえるでしょう。

採用時期と採用方式

主に学生を対象にした新卒採用は、基本的に毎年同じ時期に採用が行われます。学生が学習時間を確保しながら就職活動に取り組めるように、政府が提示するスケジュールを順守することが要請されているためです。

従って、多くの企業が近いスケジュールで活動を開始し、一括採用を行う傾向があります。

一方、中途採用は「退職者が発生したことによる欠員補充」や「新規プロジェクトのための増員」といったように、各企業で人材が必要になったタイミングで開始されます。採用開始の時期やスケジュールも企業ごとに異なり、不定期または通年で行われることが一般的です。

応募人数

新卒採用では、多くの学生が3年次・4年次から一斉に就職活動を始めるため、母集団は大規模となる傾向にあります。

対して中途採用の場合は、利用する採用手法にもよりますが、ある程度要件を絞って求人を出すケースが多く、新卒採用ほど大規模な母集団を形成することはありません。

選考期間と選考回数

新卒採用のスケジュールは、基本的に毎年以下のとおりとなっています。（2026年6月時点）

上記のスケジュール上の活動期間はおよそ1年です。ただし、近年は大学3年次からインターンシップに参加する学生もおり、それを考慮すると、実質的な活動期間は最長で2年程度となります。

また選考回数については、書類選考からの筆記試験、グループディスカッション、集団面接、そして個人面接、といったふうに中途採用と比べると多くなります。

一方の中途採用では、選考期間の明確な目安が存在しません。採用計画の内容次第で、最短で2週間～1カ月程度しかかからない場合もあれば、1年以上の期間を要する場合もあるでしょう。

選考回数についても同様のことがいえますが、新卒採用よりは少なくなると考えられます。中途採用は即戦力を求めることが多い上に、転職希望者が競合他社へと移ってしまうリスクもあり、選考をスピーディーに進める必要性が高いためです。

中途採用で起こりやすい課題と対策について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『中途採用が難しい理由とは？失敗例と採用率を高める対策方法を解説』）

採用基準

新卒採用と中途採用では、人材を評価する際に重要となるポイントも異なります。

新卒採用の目的は、将来的に自社を担う人材を採用することです。従って、現在のスキル以上に、ポテンシャルの高さや成長性の有無などを重視する必要があります。

反対に、中途採用は即戦力を採用することが目的であるため、入社後すぐに活躍できるスキルや経験を持っているかどうかが重要となります。

採用基準の設定方法について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『採用基準とは？具体的な設定手順や自社にマッチした人材の見極め方｜テンプレ付』）

採用計画を立てる際のポイント

採用計画を立てる際は、以下のポイントを意識しましょう。

意識することで精度の高い採用活動を実現できるだけではなく、コストパフォーマンスの面でもメリットを得られる可能性があります。

現場担当者の意見を収集して採用要件を擦り合わせる

採用計画を立てる際は、現場担当者の意見を取り入れることが非常に重要となります。人事・採用担当者だけで採用計画を立ててしまうと、現場が本当に必要としている人材の要件とミスマッチが生じる可能性があるためです。

現状の業務で課題や人材に求めるスキルなどを、事前準備の段階でしっかりとヒアリングしましょう。採用計画を立てる前の擦り合わせが十分であれば、その後すれ違いが生じる可能性は少なくなると考えられます。

求める人材像を明確にして採用基準がぶれないようにする

求める人材像を明確化し、採用基準があとからぶれないようにすることも、採用計画を立てる上では欠かせません。

人材像を検討する際は、「経験豊富な人材」というような抽象的な表現ではなく、「○○の領域で〇〇年のマネジャー経験あり」といったふうに、具体的な要件を定めることが大切です。人材像が具体的になれば採用基準も明確になり、ミスマッチが発生するリスクが減ります。

人材像の検討方法や、その際に重要となるポイントについては、以下の記事でも解説しているので併せて参考にしてください。

（参考：『求める人材・人物像の決め方と採用のためにできること』）

市場動向と競合調査を基に採用条件を調整する

採用計画を立てる際は、自社内の要件を検討するだけではなく、市場や競合他社の調査も必ず行いましょう。転職希望者に人気のある業種・業界、また競合他社の取り組みなどを把握することで、自社がどのような戦略を取れば良いのかが明らかとなるためです。

特に、採用条件を決める際には、採用市場での自社の立ち位置を明確化することが欠かせません。競合他社と比較して自社の提示する条件はどうか、また人材に求める要件と見合っているかなどを検討し、最適な採用条件となるように調整する必要があります。

採用市場を踏まえた採用マーケティングについて詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『採用マーケティングとは｜得られるメリット・実践のためのステップを紹介』）

採用業務を効率化して対応の質を高める

質の高い採用活動を実施するには、採用業務を効率化する必要もあります。従って、採用計画を立てる際にも「どうすれば採用業務を効率化できるのか？」という考えを念頭に置いておきましょう。

採用業務を効率化する方法としては、まず採用管理ツールの導入が挙げられます。採用管理ツールを活用することで、転職希望者との日程調整や選考結果の通知といった対応の自動化が可能です。

また、オンライン会議ツールを導入すれば、会議室を押さえる手間がなくなる上に日程調整も容易となり、採用業務をさらに効率化できる可能性があります。

採用計画の作成時からこうしたツールの活用を検討していれば、導入もスムーズに進められるでしょう。業務効率化の具体案を早めに検討しておくことが、余裕を持った採用活動の実現につながります。

採用業務の基本的な流れや効率化の方法について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『採用業務とは？基本的な流れから効率化するためのポイントまで解説』）

優先順位を付けて採用計画を作成する

採用計画を立てるにあたって、一部の項目は検討に時間を要する場合もあるでしょう。そのような場合は、検討に時間がかからない項目から優先的に着手することをお勧めします。ほかの項目の内容が決まることで、残った項目の検討が容易になる場合もあります。

また、項目ごとに情報の粒度を変えることも大切です。例えば、採用ペルソナは採用の精度に関わるため、可能な限り詳細に決めたいところです。

一方で、採用手法は1種類に厳選しようとすると時間がかかるため、候補となるものをいくつかピックアップしたあとは、採用活動の中で詳細を詰めていくことをお勧めします。

採用計画を定期的にアップデートする

採用計画は、一度立てたら終わりというわけではありません。定期的にアップデートし、PDCAサイクルを回していく必要があります。

採用活動を終えた際に振り返りを行い、改善が必要な点を洗い出していきましょう。「選考に時間がかかり、入社承諾前辞退が多くなってしまった」また「人材要件のハードルが高く応募が集まらなかった」といった課題を明確化し、解決策を検討します。

解決策によってアップデートした採用計画は、次回以降の採用活動に反映させます。このように採用計画の実行と改善を繰り返していくことが、採用活動の精度を高める上では欠かせません。また、一連の取り組みの中で自社独自のノウハウが見つかれば、競合他社との差別化も図れます。

採用計画を策定したあとの取り組み

先述したとおり、採用計画は策定して終わりではなく、採用活動を通じて実際に運用していくことが重要となります。その際に意識したいポイントとしては、以下の点が挙げられます。

採用活動を全社的な取り組みとして進めていく

採用活動は、該当の部署や人事・採用担当者だけで進めるのではなく、「全社的な取り組みだ」という意識を持ちましょう。採用活動の本来の目的は、自社の経営戦略や事業計画を実現するために必要な人材を採用することです。

しかし、実際に採用した人材は現場に配属されるため、事前に現場の意見をヒアリングし、求めている人材像を明確にすることが重要です。このプロセスを通じることで、よりマッチした人材の採用につながるからです。

そのため、社内のどの立場の社員であっても、採用活動には少なからず関係しており、決して他人ごとではありません。採用業務に直接携わらない部署であっても、面接官を依頼するなど、何らかの形で関係する場合もあるでしょう。

そのため、人事・採用担当者は、人材を採用する部署はもちろん、さまざまな部署と良好な関係を保つことが望ましいでしょう。

採用サイトやSNSなどを見直して訴求力を高める

策定した採用計画を最大限に活用していくには、まず自社の存在を転職希望者に知ってもらう必要があります。そのためにも、自社の採用サイトやSNSアカウントの情報などを適宜更新しましょう。

コンテンツの更新を怠っていると、「ここは採用活動に積極的ではない」と思われて、転職希望者からの応募が集まらなくなってしまうかもしれません。

反対に、自社の最新情報や現場の様子などを定期的に発信していれば、自社に興味を抱く転職希望者が増えて、計画どおりに採用活動を進められる可能性が高まります。

採用広報の手法や進め方について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『採用広報とは？7つの手法と成功させるためのポイントを解説』）

事前に決めた採用手法を実行し効果を検証する

採用計画で選定した採用手法の中から実際に活用するものを決めて、効果を検証していくことも大切です。

採用ペルソナを基に選んだ採用手法であっても、必ず成果が出るとは限りません。運用する中で「想定していたほどの応募が集まらない」また「要件に合った人材からの応募が来ない」といった課題が出てくる可能性もあります。

選んだ採用手法で、そのまま採用活動を継続して良いかどうかを判断するためにも、運用で得られたデータを分析し成果の有無を確認しましょう。転職希望者からの反応や選考に進んだ実際の人数などをチェックし、必要であれば採用手法の再検討を行います。

面接官トレーニングを行い選考・面談の質を高める

採用活動を計画どおりに進めるためにも、面接官に対するトレーニングも実施しておきたいところです。面接官の対応に問題があると、面接後に選考を辞退されるリスクが高まるためです。実際、選考を辞退した理由として「面接官の言動」を挙げる転職希望者は少なくありません。

面接官に対してレクチャーが必要な内容としては、以下が挙げられます。

面接官の質が改善されれば、転職希望者の間で自社の評判が向上し、計画どおりに成果を挙げられる可能性が高まるでしょう。

なお、面接官トレーニングの詳細については、以下の記事でも解説しています。

（参考：『面接官トレーニングとは？習得可能なスキルと知識、トレーニング方法を解説』）

採用した転職希望者をフォローして辞退を防ぐ

選考通過後のフォローが不十分だと、転職希望者に入社を辞退されてしまう恐れがあります。そのような事態を防ぎ、計画どおりに採用活動を終えるためにも、選考を通過した転職希望者に対しては継続的なフォローを行いましょう。

フォローの具体案としては、以下が挙げられます。

これらの施策を実施し、自社への入社意欲を高めていけば、入社辞退のリスクを低減できる可能性があります。

なお、選考後のフォローについては以下の記事でも解説しているので、ぜひ併せてご覧ください。

（参考：『内定者フォローは何をすべき？具体例と実施する際のポイントを紹介』）

採用KPIを振り返り次回の採用計画に反映する

繰り返しになりますが、採用計画は作成して終わりではなく、継続的に改善していかなくてはなりません。そのためにも、転職希望者からの応募数や書類選考・面接通過率、入社後定着率などのKPIを、採用活動の終了後に振り返る必要があります。

各種KPIを確認し、数値が低いものがあればピックアップして、何が問題であったかを分析しましょう。例えば、書類選考の通過率が著しく低い場合には、転職希望者に求める要件が高過ぎると考えられます。

このような分析によって採用計画をブラッシュアップしていくことが、堅実な採用活動の実現、ひいては自社の長期的な発展には欠かせません。

採用KPIの設定方法について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『【テンプレ付】採用KPIとは？設定する手順とメリット・注意点を解説』）

採用計画に関するよくある質問

最後に、採用計画を立てる上でよくある疑問点に回答していきます。

Q1：採用計画はいつからつくる必要がありますか？

採用計画は、採用活動を本格的に開始する3～4カ月前からつくり始めたいところです。採用が急ぎではないなら、半年～1年前から着手して、準備期間を長く取っても良いでしょう。

ただし、人材に求める要件や採用人数、また部門間の連携状況などによって、採用計画の作成に要する期間は変わります。そのため、上記はあくまでも参考として捉えておきましょう。

Q2：採用計画の立て方を教えてください

採用計画を立てる際は、以下の手順に従って検討を進めることをお勧めします。

また、計画の策定に入る前に、過去の採用データの分析や、経営層・担当部署へのヒアリングなどの事前準備を欠かさずに行いましょう。事前にしっかりと土台を固めておくことで、計画の方向性があとからぶれ始めるリスクを低減できます。

Q3：採用計画の作成時に役立つテンプレートはありますか？

「採用計画を立てたいが、全ての項目を一から検討することは難しい」とお考えの人事・採用担当者には、以下のフォーマット・テンプレートの活用をお勧めします。

【採用計画の作成時に役立つフォーマット・テンプレート】

フォーマット・テンプレート	概要
要員計画計算フォーマット	人材要件や必要となる人員数を計算するためのフォーマット
人員体制把握フォーマット	定年退職の該当者や、各社員の定年退職までの年数を簡単に計算・グラフ化できるフォーマット
採用ペルソナシートのテンプレート	採用ペルソナを設定する際の項目がまとめられたテンプレート

このほかにも、要員計画から採用決定後のりん議書まで、採用関連で必要となるテンプレートをまとめたセットも用意しています。

いずれも無料でダウンロードできますので、採用計画の作成が進まずにお困りであれば、ぜひ活用してください。

まとめ

採用計画を立てる際は、まず過去の採用データの分析や関係各所へのヒアリング、要員計画・人員計画の確認などを行います。その上で、目的の設定からスケジュールの策定までを順序立てて実施していけば、理想的な採用活動につながる計画を立てられるでしょう。

また、策定した採用計画については、採用活動の終了後に各種KPIを確認して、改善点があるかどうかを確かめます。その時々の自社の状況や市場の動向などを踏まえて、採用計画を定期的にブラッシュアップしていくことが、質の高い採用活動を実現するためのポイントです。

本記事で紹介した考え方を実務で活用するには、必要な人員数や配置方針を具体的に整理することが重要です。要員計画計算フォーマットを活用すれば、採用や人材配置の検討をスムーズに進められます。ぜひ無料ダウンロードの上、自社の採用計画づくりにお役立てください。

採用計画の精度を高めるには、策定後にKPIを振り返り、改善につなげることも重要です。採用KPIの設定方法について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『【テンプレ付】採用KPIとは？設定する手順とメリット・注意点を解説』）

（制作協力／株式会社eclore、編集／doda人事ジャーナル編集部）