【無料テンプレート付】就業規則とは？記載事項と作成・変更の届け出の手順を解説

就業規則は、職場のルールについて定めた文書であり、賃金や労働時間など、就業する上で必要な事項が記載されています。常時10人以上の従業員を雇用する事業所は、労働基準法第89条に基づき、就業規則の作成と労働基準監督署への届け出を行わなければなりません。

そこで本記事では就業規則について、法律で定められている内容や作成方法などを解説します。就業規則の作成や見直しを行う人事・採用担当者は、参考にしてください。

就業規則の基本を理解したうえで、実際の作成や見直しに進めたい方に向けて、参考資料を以下に用意しています。就業規則テンプレートと、意見書・就業規則届・就業規則変更届のフォーマット一式を、以下からダウンロードいただけます。

就業規則とは？

就業規則とは、企業と従業員との約束事を明文化した、職場のルールブックのことです。

具体的には、賃金や労働時間、休日などをはじめとする「労働条件」のほか、業務に対する順守事項やハラスメントの禁止、信用・体面の維持、秘密保持など、従業員が守るべき行動規範である「服務規律」などが取り決められています。

職場での決まり事を明確にし、社内秩序を守り、無用なトラブルを避けるためには、この就業規則が必要なのです。なお、就業規則に記載する内容については、基本的なルールが法律で定められていますが、具体的な内容は各企業がルールの範囲で自由に決められます。

就業規則の定義と法的な位置づけ

労働基準法では、就業規則に記載すべき事項として「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の定義が示されています。そのため、単に「就業規則」と記載されていれば就業規則として認められるわけではありません。

なお、項目の具体的な内容については、本記事で後ほど解説する「就業規則の記載事項」を確認してください。また、労働契約法第7条では、就業規則で合理的な内容が定められ、その内容が労働者に周知されている場合は、就業規則上の労働条件が労働契約の内容となる旨が明記されています。

そのため就業規則は、従業員全体に適用される包括的な労働条件になるものであり、その記載内容についてはとても重要なものとなります。

就業規則が持つ法的効力と会社・従業員への影響

就業規則の持つ法的効力は、主に3種類あります。

一つは、「入社した従業員の労働条件を規律する」というものです。これは先述した労働契約法第7条によって定められており、入社時の雇用契約書や労働条件通知書に記載がない項目でも、就業規則に定められているものであれば入社後に適用されることになります。

「就業規則の内容が周知されていること」「就業規則に定められている労働条件が合理的なものであること」が条件です。ただし雇用契約書や労働条件通知書に個別に就業規則よりも有利な労働条件が取り決められている場合には、個別の雇用契約の定めが適用されます。

もう一つの法的効力は、労働契約法第10条で定められている「就業規則を変更した場合、既存の従業員の労働条件を一斉に変更する効力が生じることがある」といったものです。
ただし、これもやはり就業規則が周知されていることと、合理性があることが条件とされます。

さらに、「従業員との労働契約の最低基準を決める」といった法的効力（最低基準効）もあります。これは労働契約法第12条で定められており、「就業規則で定める基準に達しない労働条件が労働契約で定められている場合、その部分は無効となる」「無効となった部分は、就業規則で定められている基準が適用される」といったものです。

労働条件通知書と就業規則の違いを整理したい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（関連記事：【記入例・雛型付】労働条件通知書とは？雇用契約書との違いや書き方をサクッと解説）

就業規則の作成が必要な企業と法的要件

就業規則の作成は、常時10人以上の従業員を雇用する事業所に対して法律で義務付けられています。

ここでは、就業規則の法的要件について詳しく解説します。

就業規則の作成義務が発生する条件

常時10人以上の労働者を使用する事業所には、就業規則の作成義務がある旨が労働基準法第89条で定められています。

上記で定められている「常時10人以上の労働者の使用」の定義については、以下のルールに従います。

上記にのっとって従業員を数えれば、自社に就業規則の作成義務があるかどうかがわかるでしょう。

なお、事業所・作業場ごとのカウントとなるため、例えば従業員数が10人いる企業でも、5人ではたらいている小規模な事業所が2つある場合は、事業所ごとに使用している労働者は「5人」という扱いになります。そのため、就業規則の作成義務はありません。

ただし、ローテーション勤務を組んでいるため1日にはたらく従業員数は10人未満でも、同じ事業所に10人以上在籍している場合は就業規則を作成する必要があります。

従業員10人未満の企業での就業規則の考え方

従業員が常時10人未満であれば、就業規則がなくても違法ではありません。

しかし、就業規則は企業にとってのルールブックです。特に、従業員が服務規律違反を行った場合の懲戒処分等は、就業規則に懲戒の事由や懲戒の種類の記載があることが必要となります。

こうした従業員とのトラブルを未然に防ぐため、また従業員になんらかの就業上のルール違反等が見られた場合の秩序維持という意味でも義務はなくとも可能な限り早い段階で作成しておきたいところです。

就業規則を作成しない場合のリスクと罰則

作成義務があるにもかかわらず、就業規則を作成しない場合は、労働基準法違反として30万円以下の罰金が科せられます。

それだけでなく、「法令違反を犯した企業」として社会的信頼を失う可能性もあるでしょう。さらに、就業規則が存在しないことによって従業員と自社の間で賃金や休日、労働時間などの労働条件を巡る重大なトラブルに発展する恐れもあります。

就業規則を作成するメリット

就業規則があることで、企業や従業員には、それぞれどのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく解説します。

社内ルールが統一化・明文化される

仮に就業規則がない場合、社内で何らかの判断をする際に、人や時期によってばらつきが生じやすくなります。人により異なる対応をしていると、従業員同士で衝突が起きたり、統率が取れなくなったりするなどの問題も発生します。

社内ルールを明文化しいつでも自由に確認できれば、従業員が安心してはたらける職場環境の整備につながります。

企業と従業員間でのトラブルの防止につながる

就業規則がないと、企業と従業員の間で認識の違いが生まれ、トラブルに発展する恐れもあります。例えば「従業員の休職期間をめぐるトラブル」などです。

就業規則に自社の休職や復職のルールを記載していくことは一般的ですが、実は、休職や復職の制度自体は労働基準法等で導入が義務の制度ではありません。そのため、逆に制度自体が会社の就業規則等で決まっていなければ、どのくらいの期間、どういった事由で、どのような手続きで休職に入るのか等があいまいとなります。

休職できる最大の期間や、再休職に入る場合の規定、復職のルール、復職できなかった場合の自然退職のルール等が決まっていれば、その定めにのっとり進めていくことができますが、こうした制度があいまいなままだと、「病気の期間中もずっと雇用はされると思っていた」のようなトラブルが起こりかねません。

就業規則を作成することで、従業員とのトラブルを未然に防ぐと同時に、トラブルが発生した際にも適切に対応できるようになります。

業務命令の根拠を強められたり懲戒処分が可能になったりする

会社には従業員に対し、必要な業務命令を行う権限はあります。就業規則がなくとも業務命令自体は可能ではあるものの、就業規則に時間外労働・休日労働の根拠や人事異動の根拠等を置くことで、よりその業務命令の根拠を強め、従業員の納得を得ることができる点も、就業規則を作成するメリットとして挙げられます。

また、懲戒処分については前述の通り就業規則で定めておかなければ、秩序を乱す行動を取った従業員が出てきた場合も、適切な処分ができません。そのため、就業規則に懲戒の条文を記載することでこうした懲戒処分も可能となり企業の秩序維持に役立ちます。

時間外労働のルール設計まで整理したい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（関連記事：【弁護士監修】36協定は違反すると罰則も。時間外労働の上限や特別条項を正しく理解）

助成金の申請が可能になる

就業規則を作成し、助成金ごとに求められる規定を設けることで、助成金の申請条件を満たせる可能性があります。

例えば、以下の助成金制度の申請が可能となります。

就業規則を作成しただけでは助成金の申請要件を満たせません。各助成金制度の提示する条件を満たす項目を就業規則に盛り込む必要があります。

例えば、キャリアアップ助成金（正社員化コース）では、非正規雇用から正規雇用への転換制度について計画し、就業規則に明記することが要件の一つとなっています。

就業規則の記載事項

就業規則に記載しなければならない事項は、下記に分けられます。

それぞれの概要と、具体的な項目については、以下で解説します。

絶対的必要記載事項

労働基準法第89条では、就業規則に必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」として、以下の項目を定めています。

ここでは、上記の絶対的必要記載事項について、以下のように区分し、それぞれ解説します。

1.始業および終業の時刻

まずは法定労働時間（原則1日8時間、1週40時間）の範囲内で、所定労働時間を定めましょう。その上で、始業・終業それぞれの時刻を示す必要があります。

就業規則には具体的な始業・終業時刻を記載しなければならないため、例えば「1日8時間、週40時間」といった記載では不十分です。「始業9時～終業18時」など、可能な限り明確な時間を記載してください。具体的には、以下のように記載します。

なお、時間外労働が発生する場合や、変形労働時間制・フレックスタイム制、裁量労働制を導入している場合などは、それらについても就業規則に明記します。

（参考：『【弁護士監修】短時間勤務制度を育児や介護、通院等で正しく運用するための基礎知識』、『変形労働時間制とは？1ヵ月・1年の労働時間と計算方法を解説【かんたん図解】』、『フレックスタイム制を簡単解説！調査に基づく84社の実態も紹介』）

2.休憩時間、休日、休暇

休憩時間については、労働基準法で「6時間を超える勤務の場合は少なくとも45分、8時間を超える勤務の場合は少なくとも60分与えなければならない」と定められています。

就業規則では、「12時～13時（60分間）」のように休憩時間の開始時刻や長さについて明記しましょう。また、「自由に利用できる」など、休憩の取り方についても定める必要があります。

なお、休憩時間は労働時間の途中で取得させなければなりません。業務開始前や業務終了後に取得させると、違法となります。

就業規則での休憩時間の記載例は以下をご覧ください。

また、休日および休暇についても就業規則に明記する必要があります。休日には労働基準法で定められた「法定休日」と、企業が就業規則や個別の雇用契約で定める「所定休日」があり、原則として法定休日は最低でも週に1日は設定しなければなりません。（4週4日制を採用する場合4週間を通じて４日）

就業規則では「週1回付与する」といったように、曜日を特定しなくとも法律上の問題はありませんが、できるだけ曜日を具体的に記載したほうがよいでしょう。なお、所定休日は、法定休日さえ確保できていれば、企業が任意で決められます。

休日の記載例は以下をご覧ください。

また休暇についても、休日と同様に、年次有給休暇や育児休業、介護休業といった法律で定められている「法定休暇」と、企業が任意で設定する「特別休暇」があります。
特別休暇を設ける場合は、例えば以下のように記載すると良いでしょう。

（参考：『【弁護士監修】有給休暇は2019年4月に取得義務化へ～買い取りルールや計算方法～』、『特別休暇とは？定め方やどんな条件で何日取得可能？就業規則は？｜申請書フォーマット付』）

3.交替制の場合は、就業時転換に関する事項

工場や医療施設など、途切れることなく就業する必要のある事業場では、従業員を「早番」「遅番」などの2組以上のグループに分類して、交替ではたらかせる交替制勤務（就業時刻の転換）を導入する必要があります。

そのため、就業時転換が必要な事業場では、その旨も就業規則に記載します。

4.賃金

賃金に関しては、以下の項目を就業規則で必ず明記してください。

賃金額には、基本給だけでなく、通勤手当や役職手当などの各種手当のほか、時間外労働などに関する割増賃金率といったものも含まれるため、併せて記載しましょう。なお、この「賃金」とは、基本的に毎月支払う賃金が対象となっており、賞与などの臨時で支払われるものはここに含みません。

また、賃金に関する項目は記載内容が多いため、別紙として「賃金規程」を作成するという方法もあります。賃金の支払い方法に関する記載例は、以下をご覧ください。

5.退職・解雇

退職・解雇の事由や手続きの方法、申し出の時期など、退職に関する全ての内容も、就業規則で明示する必要があります。定年退職制度がある場合は、定年となる年齢や退職の時期、継続雇用制度の有無についても明記しましょう。

また、解雇の項目では、従業員が納得できるような解雇事由を記載する必要があります。労働契約法第16条で「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を乱用したものとして、無効とする」と規定されているためです。

解雇は、きちんと基準を設けなければ労使間でのトラブルに発展する可能性が高いため、就業規則で定めておくことが大切です。なお、就業規則での解雇の項目については、企業規模によって有効性の判断に相違があるため、規定例などを参考に各社で個別に考える必要があります。

6.昇給

昇給については、その基準や適用時期などを記載します。「毎年4月1日に賃金改定を行う」といったように、具体的な日付を明記すると良いでしょう。日付が確定していない場合でも例えば「年に1回賃金改定を行う」のような記載でも問題ありません。

なお、業績などを理由に昇給が行われないケースがある場合や、昇給の時期が不定期な場合だったとしても、その旨を就業規則に記載する必要があります。

相対的必要記載事項

自社の制度として設ける場合に、就業規則に記載しなければならない事項を「相対的必要記載事項」といいます。新たに制度を設けた場合だけでなく、すでに存在している慣行についても明記しなければなりません。

相対的必要記載事項に該当する項目には、以下の8つがあります。

1.退職手当に関する事項

従業員が退職する際に支払われる「退職手当」の支給は、法律では義務付けられていません。ただし、制度を設けている場合は就業規則にその旨と詳細な条件を記載する必要があります。実務上は「退職金規程」として別に設けていることも多くなっています。

具体的には、「適用される労働者の範囲」「退職手当の決定方法」「支払いの時期と方法」を明記しなければなりません。これらの事項が就業規則で明確になっていれば、退職者全員への公正な対応が可能となり、退職金を巡るトラブルを未然に防げます。

2.臨時の賃金・最低賃金額に関する事項

賞与など、通常の賃金とは異なる臨時の賃金を支払う場合は、「支給基準」「時期」「支払い方法」などを就業規則に記載します。

また、会社として最低賃金額を定める場合も、その旨を記載しなければなりません。なお、自社の最低賃金が法令上の最低賃金を下回らないように注意する必要があります。

3.食費・作業用品などの費用負担に関する事項

社宅の家賃や食事、業務に必要な物品の購入費などを従業員に負担させる場合や、企業が補助する場合には、その旨を就業規則で明記します。

対象者や金額などの条件を記載しましょう。

4.安全・衛生に関する事項

業務災害の防止や、従業員の心身の健康の保全など、企業が安全衛生面への取り組みを行っている場合や、関連する制度を設けている場合も就業規則にその内容を記載します。

具体的には、以下の内容を含める必要があります。

これらの項目を定めることで、労働災害を防ぐだけでなく、万が一の事故にも対応できる体制を構築できます。

5.職業訓練に関する事項

従業員のスキルアップのために職業訓練を実施している場合は、以下の内容を就業規則で明記します。

6.災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項

業務災害が発生した場合の、従業員への補償については、法令で定められている補償だけでなく、自社が上乗せしている分についても明記します。

また、業務外の傷病については法律上の補償義務はありませんが、福利厚生として「見舞金」などの名目で支給する場合は、その旨も記載しましょう。

7.表彰・制裁に関する事項

表彰に関しては、「勤続表彰」「営業表彰」など、従業員の功績をたたえる制度を設けている場合に記載の対象となります。

反対に、「けん責」「減給」「懲戒解雇」など、従業員に対して制裁となる懲戒処分を行う可能性がある場合も同様です。懲戒に関しては、自社で行う可能性のある懲戒の種類や、それぞれの対象となる従業員の行為などについて明記する必要があります。

8.その他全労働者に適用される事項

上記のほかにも、「出張旅費の支給」「休職」「配置転換」「出向」など、全ての従業員が対象となる事項は就業規則に記載しなければなりません。

なお、「全労働者に適用される事項」ではあるものの、必ずしも全従業員が確実に対象となるものに限られない、という点に留意が必要です。結果的に一部の従業員のみに当てはまるものだったとしても、全ての従業員が対象となる可能性があるのであれば、相対的必要記載事項になるということです。

任意記載事項

法律で義務付けられている上記の項目のほかにも、企業が独自に定めた項目は「任意記載事項」として就業規則に記載できます。

例えば、「就業規則の目的」「企業理念」「従業員の心得」「服務規律」「就業規則の解釈・適用に関する規定」などが挙げられます。基本的には記載内容を自由に決められますが、公序良俗に反するものにはならないように注意してください。

就業規則の中でも服務規律をどう設計するか知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（関連記事：服務規律とは？就業規則との違いや定めるべき内容と記載例を解説）

雇用形態ごとに規則が異なる場合はつくり分けることも

契約社員やパート・アルバイト、嘱託社員など、雇用形態が複数あり、それぞれの条件が異なる場合、雇用形態ごとに就業規則を作成する企業もあるようです。

従業員が自身の雇用形態の就業規則を確認しやすくなり、ルールも周知しやすくなります。一方で、雇用形態によって不利なルールが生じないように注意が必要です。

2026年以降に注意すべき就業規則の法改正・最新動向

2026年2月時点で、年内に就業規則に関する法律の改正が行われることは決まっていません。元々は「約40年ぶりの大改正」として、労働基準法の改正が早ければ2026年の通常国会で法案が提出された後、2027年前後に施行されることが見込まれていました。

しかし、政府の方針転換により、当初予定されていた通常国会への提出が見送られることとなりました。これは、政府の方針で「人材不足解消と生産性向上の両立」という課題の解決のため、「労働時間規制の在り方の見直し」も含めた再検討が指示されたことによるものです。

そのため、当初予定されていたスケジュールで労働基準法の大改正は行われない可能性があります。とは言え、「労働環境を見直す必要がなくなった」というわけではありません。
厚生労働省は、依然としてガイドラインの策定や助成金制度の制定によって、各企業に「改善に向けた自主的な取り組み」を求めています。

また、労働基準法の改正も新しい形で数年以内に行われる可能性もあるでしょう。各企業は引き続き政府の動向を注視し、「労働基準法の改正によって就業規則に影響する部分はあるか」を考える必要があります。

法改正・制度変更時に就業規則への影響が出やすい項目

有識者で構成された「労働基準関係法制研究会」によって、2025年1月に労働基準法の改正案のたたき台が公開されました。この改正案に記載されている「14日以上の連続勤務の禁止」「勤務間インターバル制度の義務化」をはじめとする内容は、就業規則への影響が出ると考えられます。

先述の通り、労働基準法の改正自体は当初のスケジュールからは見送られることとなりました。

しかし、白紙に戻ったわけではありません。

そのため、特にシフト制を導入している事業場や、従業員の残業が常態化している事業場などでは、労働基準法に準拠するために就業規則を見直す必要が出てくるでしょう。

古い就業規則を放置するリスク

仮に労働基準法が改正された場合、就業規則の内容が古いまま放置していると、意図せず労働基準法違反となってしまうリスクがあります。

違反が発覚した場合は、労働基準監督署による是正勧告や罰則の対象となります。また、その際に企業名が公表されることもあるため、社会的信用を失ってしまう可能性もあるでしょう。

法改正は「知らなかった」では済まされないため、労働基準法違反とならないために、改正された内容に合わせて就業規則をアップデートする必要があるのです。

法改正に対応するために人事が取るべき対応

それでは、実際に法改正が施行されることになった場合、企業はどのような対応を取れば良いのでしょうか。人事担当者の理想的な対応フローを以下にまとめました。

人事担当者は、就業規則の内容変更だけでなく、変更したルールを現場に落とし込むフェーズまで手がけなければなりません。各種システムへの反映や、従業員への共有などは早期に準備を始め、適用開始に間に合うように動きましょう。

就業規則のテンプレートを無料ダウンロード

以下のリンクからは、全20項からなる就業規則のテンプレートを無料でダウンロードいただけます。就業規則の作成をスムーズに進められるため、ぜひ活用してください。

就業規則の作成～届け出までの手順

企業が就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出るまでのプロセスを事前に把握しておきましょう。

なお、届出を終えたら就業規則の内容を従業員に周知することとなるため、その点についても併せて解説します。

STEP1：就業規則を作成する

まずは、本記事で解説した内容を参考に、労働基準法に沿って、就業規則の原案を作成します。なお、就業規則を作成する際は厚生労働省が公開している「モデル就業規則」や、当サイトのオリジナルのテンプレートを参考にすると良いでしょう。

厚生労働省の「モデル就業規則」は、労働基準法などの法令を踏まえた基本的な考え方を示したものであり、就業規則の全体像を把握するうえで有用な資料となっています。

本テンプレートは、その内容を踏まえつつ、就業規則の作成を進める際に使いやすいよう構成を整理しています。自社の実態に合わせて就業規則の内容を検討するための参考資料として、活用してください。

STEP2：労働者の過半数代表者からの意見書をもらう

就業規則を労働基準監督署へ届け出る場合、就業規則と併せて「意見書」の提出が必要となります。意見書とは、労働者代表から意見を聴取した証明となる書類です。

労働基準法第90条によって、就業規則を作成する際は、労働者の過半数で組織する労働組合、該当する組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者の意見を聴くことが定められています。

様式に決まりはありませんが、書面には労働者の代表者に就業規則に対する意見とともに、署名・押印してもらいます。特に意見がない場合は、「意見はありません」などと記入してもらいます。

（参考：東京労働局　労働基準法関係　様式集）

STEP3：就業規則届を作成する

作成した就業規則を届け出る際の添付書類として、「就業規則届」を作成する必要もあります。就業規則届も、意見書と同様に様式は決められていません。企業の名称や所在地、代表者の氏名などが記載されていれば自由とされています。

就業規則届を作成したら、代表者印を押印します。

（参考：東京労働局　労働基準法関係　様式集）

STEP4：就業規則、意見書、就業規則届を管轄の労働基準監督署へ届け出る

管轄の労働基準監督署には、「意見書」と「就業規則届」をそれぞれ添付した就業規則を2部提出します。

1部は労働基準監督署が受け取り、もう1部は労働基準監督署で受付印を押されたものが返却されます。返却されたものは、控えとして企業で保管しましょう。
なお電子申請での届出も可能です。

STEP5：従業員へ就業規則の周知をする

労働基準法第106条では、「就業規則は各事業場の見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければならない」と定められています。そのため、就業規則を届け出たあとは、その内容を従業員に周知しなければなりません。

周知の具体的な方法としては、労働基準法第106条で以下のように定められています。

就業規則は、労働者への周知が効力発生の要件と解されています。届出だけで当然に効力が生じるわけではありません。

就業規則の内容をより浸透させるために、従業員との個別面談や全体研修、リーダー層から各部署への説明会などを行っても良いでしょう。

就業規則の変更フロー

一度作成した就業規則を、変更しなければならないケースがあります。具体的には、労働関連の法令が改正された場合や最低賃金が改定された場合、また経営状況の変化に伴い、現行の規定を変更しなければならない場合などです。

そのような事態となった場合、どのような手順を踏めば良いのでしょうか。就業規則を変更するまでの流れをご紹介します。

STEP1：就業規則の変更箇所を経営陣で承認

就業規則の変更にあたっては、まず人事・労務部などの担当部署で変更案の草案をまとめます。正社員以外にも、パートやアルバイトなどの非正規労働者を雇用している場合は、適用される従業員の範囲を決める必要もあります。

その後、変更する箇所で法律に抵触する部分がないか、法務担当者などに確認を依頼しましょう。問題がなければ、経営陣の承認を得ます。

STEP2：届に添付する労働者の過半数代表者からの意見書をもらう

就業規則を変更する際にも、新規作成の際と同様に「意見書」の添付が義務付けられています。ただし、従業員にとって不利益な内容に変更する場合は、就業規則の合理性（労働契約法第10条）を満たす見直しなど、適切なプロセスを踏み、違法な不利益と見なされないような配慮が必要です。

また、労働組合に加入している場合には労働組合の名称、それ以外の場合には、代表者の選出方法についても記入します。

（参考：東京労働局　労働基準法関係　様式集）

STEP3：就業規則変更届を作成

就業規則を変更した場合は、変更を届け出る就業規則の表紙となる「就業規則変更届」を添付します。

就業規則変更届に決まった様式はありません。企業の名称や所在地、代表者の氏名などが記載されていれば書式は自由ですが、厚生労働省の主要様式である「就業規則（変更）届」を用いると提出時に必要な情報が網羅できて確実です。

就業規則の変更時は、条文の見直しだけでなく、意見書や変更届など必要書類の準備も欠かせません。実務で使いやすい意見書・就業規則届・就業規則変更届のフォーマット一式を、以下からダウンロードいただけます。

（参考：東京労働局　労働基準法関係　様式集）

STEP4：就業規則、意見書、就業規則変更届を管轄の労働基準監督署へ届け出る

就業規則の変更を届け出る場合は、「変更した部分を添付して新旧対照表などにすれば、全文の変更前・変更後の内容を添付しなくても問題ない」というルールになっています。

なお、育児休業規程や退職金規程など、就業規則とは別の規程がある場合は、就業規則と併せて届け出る必要があります。

労働基準監督署へ届け出る際は、「変更した就業規則」「新旧対照表など変更した箇所が確認できる書類」「意見書」「就業規則変更届」をそろえたものを2部用意しましょう。うち1部は、労働基準監督署で受付印を押されたものが返却されるため、自社で保管します。

STEP5：従業員へ変更の周知を図る

就業規則を変更し、労働基準監督署に提出するだけでは不十分です。内容を変更した場合でも、その都度、変更後の内容を従業員に周知しましょう。

就業規則に違反した場合の対応方法

就業規則に違反する従業員がいた場合には、どのように対応すれば良いのでしょうか。違反した場合の対応についても、事前に就業規則に定めておくことで、適切に対応できるようになります。

ここでは、就業規則の記載方法と、違反が起きた場合の対応方法についてご紹介します。

就業規則に懲戒に関する内容を明記しておく

違反した場合の処分については、就業規則の「懲戒」という項目で定められます。懲戒には一般的に下記の種類があります。

●懲戒の種類と内容

ただし、労働契約法第15条で「懲戒が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められないときは、当該懲戒は無効とする」と定められており、使用者側にとって有利になる懲戒事由だけを盛り込めるわけではありません。

また「懲戒」は、最終段階である「懲戒解雇」を踏まえて事由を定めておくことが大切です。

懲戒の種類と懲戒事由の適用の記載例

就業規則違反が起きた場合の対応方法

従業員が就業規則に違反したとき、すぐに懲戒に踏み切るのではなく、まずは状況を把握するために、従業員本人や周囲にヒアリングを行いましょう。

意図的な違反ではなく「そもそも就業規則の内容が把握されていなかった」「チーム・組織全体の在り方に原因がある」といった可能性もあります。客観的に状況を捉えた上で対処方法を検討しましょう。変化が見られない場合は個別に注意を行い、それでも改善されない場合は懲戒を検討します。

就業規則違反があった際も、就業規則に記載した内容に応じて、段階を踏んで対応する必要があるということです。特に懲戒については、従業員への「弁明の機会」の付与等も必要となっていますので、一方的かつ主観的な方法で懲戒を決定したと見なされないように、懲戒委員会等での議論を経て懲戒を決定することが一般的です。

（参考：『問題社員とは？特徴と違法にならない対応方法・注意点を解説』、『【弁護士監修】パワハラ防止法成立。パワハラ問題へ企業はどう対応する？対策法を紹介』)

就業規則に関するよくある質問

最後に、就業規則についてよくある質問にお答えします。事前に疑問を解消しておきましょう。

Q1.従業員が10人未満の場合は就業規則の作成はしなくてもいい？

従業員が10人未満の事業場であれば、就業規則の作成義務はありません。

ただし、就業規則を作成することで、社内ルールの統一や労使間のトラブルの防止といったメリットを得られる可能性があります。そのため、従業員10人未満の場合でも就業規則を作成することをお勧めします。

Q2.就業規則を周知しないと違法ですか？

常時10人以上の従業員がはたらく事業場で、企業が従業員に就業規則を共有しない場合は、労働基準法違反となります。なぜなら、労働基準法第106条では、企業が定めた就業規則の内容を労働者に周知させる旨が義務付けられているためです。

なお、この義務はあくまでも、現在雇用している従業員に対してのみ発生します。退職済みの元従業員から「就業規則を共有してほしい」と求められても、企業が応じる義務はありません。

Q3.就業規則は誰に作成を依頼すべきですか？

基本的には、社労士への依頼をまず検討すると良いでしょう。社労士は労働・社会保険分野の専門家であるため、各種法令を順守しつつ自社の業務に即した就業規則を作成してくれます。

また、労働問題を専門に扱っている弁護士に就業規則の作成を依頼するという選択肢もあります。

Q4.就業規則の不利益変更とは何ですか？

賃金の引き下げや福利厚生の廃止など、従業員にとって不利益な内容に就業規則を変更することを「不利益変更」といいます。就業規則の不利益変更は、労働契約法第10条により「変更が合理的である場合」に限り有効となるとされ、原則として慎重な対応が求められます。

なお、不利益変更について詳しくは、以下の記事をご覧ください。

（参考：『就業規則の不利益変更とは？実施する方法とこんな時どうする？15の事例』）

Q5.就業規則のひな型はどこまで自社で使って問題ありませんか？

ひな型は、カスタマイズする前提で参考にしましょう。なぜなら、ひな型は「最低限の基本項目」を網羅したものであり、業種や勤務形態、給与体系などの細かな条件は企業によって大きく異なるためです。

「労働時間」「賃金」「退職」など、自社の特性と直結する部分は実態に合わせてカスタマイズし、一般的な内容はそのまま使用する、といったように使い分けることをお勧めします。

まとめ

就業規則は、社内の規則を明文化した文書です。法律によって基本的なルールは定められていますが、企業の規模や業種、経営状態、業態などによって適切な内容や記載すべき事項は異なります。そのため、サンプルを流用するだけではなく、自社に合った内容を考えることが重要です。

同じ事業場で常時はたらく従業員が10人未満で、作成・届け出の義務がない企業でも、就業規則を作成することで社内のルールを見える化し、トラブルを防止できるというメリットもあります。

本記事で解説した内容を参考に、就業規則の作成や見直しにぜひ取り組んでみてください。

記事で就業規則の基本や作成・変更の流れを整理したら、次は自社で使える形に落とし込むことが重要です。就業規則テンプレートと関連書式一式を、以下からダウンロードして実務にお役立てください。

（制作協力／株式会社eclore、編集／d’s JOURNAL編集部）